まず、握手をします。握手は、目を見て、笑顔で、力強く、短目にしましょう。詳しくは握手の項目を見てください。
日本人や日本の習慣に慣れているアメリカ人は、お辞儀をする場合もあります。

そして、「お座りになりませんか」または「おかけください」と、椅子にかけるように促し、歓待の意を表します。

"Would you like to sit down?"
"Please have a seat."
"Please take a seat."
"Please make yourself comfortable."

訪問者が座ったら、飲み物をすすめます。

"Would you like something to drink?"
"Would you like coffee, tea, or water?"
"Can I get you something to drink?"

日本ではあらかじめ決められた飲み物を女性社員が出すことが多いのですが、アメリカでは、好き嫌いやカフェインは取らないなどの個人の希望を尊重するため、何を飲むか決める自由を訪問者に与えるのは常識です。そこで、まず「何か飲み物を持ってきましょうか」「何をお飲みになりますか」と聞くのが親切です。さらに、"Would you like ice in your water?"（水に氷をいれるか）など、細かい質問をする場合もあります。

以上のやり取りをしてお互いが落ち着いてから、いわゆる "Small Talk"（スモール・トーク）に入ります。スモール・トークでは、オフィスまでの道中のことや、休暇、家族、共通の知り合いなど、あたりさわりのない、それでいてその場の空気を和らげるような話題にするとよいでしょう。

"Did you find this place all right?"
"How was your flight?"
"By the way, how old is your son now? Is he in middle school by now?"
"Didn't you go to Italy for vacation?"
"How's the weather in Seattle?"

通常、このスモール・トークは最高5分が目安です。短すぎると雰囲気が和みませんし、長すぎるとお互いに疲れてしまい、肝心な話が十分にできないなんてことになりかねません。

その後、ビジネスの話に入ります。スモール・トークからスムーズに移動するのが肝心ですが、「ビジネスに入りましょうか」「本日の議題に入りましょうか」といった表現がよく使われます。

"Shall we get down to business?"
"Can I begin discussing today's topic?"
また、目上の人は、目下の人に、
"What can I do for you today?"（頼みごととは何ですか？）
と言うこともあります。

ビジネス・トークには下記のような段階があります。

1. 状況を明確に述べ、目的を理解してもらう。
   効率良くミーティングをすすめるには、相手が背景や現状を正しく理解することが必要です。ここできちんとコミュニケーションをしないと、こちらも目的が果たせず、相手も何のミーティングがよくわからないということになりかねません。さらに、ミーティングの目的を述べ、こちらの意図や目標を理解してもらいましょう。
   
   
2. 議題について述べ、希望所要時間について了承を得る。
   ミーティングの主要な点を並べます。例えば、「今日お話したいことは2つあります。1つは・・・」という感じです。これが終わった後には相手の了承を得ます。また、「他にはありませんか？」などのように、相手から追加の提案がないかどうか確認するのが良いでしょう。そして、ミーティングに入る前に、所要時間について確認をします。「何分ほどいただきたいのですが、よろしいでしょうか」「何時で終了する予定ですが、いかがでしょうか」という表現が良いでしょう。
   
3. ミーティングを終了する。
   
4. 今後の予定などを確認する。
   
5. 握手をする。